Frågedriven verksamhetsutveckling

Snabb teknikutveckling, nya konsumtionsmönster och en allt skarpare konkurrens ändrar grundläggande villkor och förutsättningar för de allra flesta yrken, branscher och områden. Ledning och anställda i näringsliv och offentlig sektor måste därför lära sig att greppa verksamhetskritiska utmaningar. TalentMiles erbjuder nätbaserade lösningar med ett förståelsebaserat perspektiv på utveckling och förändring som gör det enklare att komma igång.

Uppmuntra frågor istället för att ge svar

 

TalentMiles är en digital spin-off från konsultföretaget LearningMiles, som sedan 2010 ger stöd och fortbildning kring ledarskap, verksamhetsutveckling och företagskultur, i Finland, Sverige och flera andra länder. Under våren har TalentMiles inlett ett samarbete med FEI för att göra kurser och program mer lättillgängliga för den svenska marknaden. På kontoret i Helsingfors finns åtta personer med en blandad yrkesmässig bakgrund, alltifrån ekonomi till samhällsvetenskap och humaniora. Därför kan man hjälpa uppdragsgivare från alla samhällsområden att handskas med en alltmer komplex verklighet.

Båda företagen är grundade av Bo-Magnus Salenius och Camilla Sigfrids, som tidigare länge varit kollegor på institutionen för företagsledning och organisationHanken i Helsingfors. Där upptäckte de efterhand svaret på den kärnfråga som TalentMiles och LearningMiles nu arbetar vidare med: Hur gör man för att få kunniga och erfarna medarbetare att tänka nytt när en verksamhet står inför utmaningar som kräver en genomgripande förändring?

Professionella och ambitiösa människor blir helt enkelt inte inspirerade av att ställas inför färdiga lösningar och svar, förklarar Bo-Magnus Salenius. Istället vill de själva ta reda på hur problemet egentligen ser ut, formulera egna frågor och bidra till att ta fram möjliga lösningar.

Problematisera förståelsen av verksamheten

 

Med andra ord är det nödvändigt att alla börjar problematisera sin egen förståelse av vad man gör, varför man gör det samt vilka kunskaper och förmågor som det kräver. Det handlar både om att utveckla och förändra hur var och en ser på sitt eget arbete och hur man som ett samlat kollektiv uppfattar företagets verksamhet och mål.

Du måste själv upptäcka och förstå det nya för att kunna förändra, understryker Camilla Sigfrids. Annars får du ingen aha-upplevelse, och den är helt avgörande för att tankarna ska börja ta fart. Lärande och förståelse är en djupt personlig erfarenhet som tar avstamp i dina egna upplevelser. Motstånd mot förändring uppstår när någon bara förklarar hur du ska göra, utan att du själv får undersöka och prova dig fram. Förändring är alltså inte något som bara kan rullas ut i organisationen.

TalentMiles koncept innebär att mellanchefer och teamledare tillsammans med en lärcoach fördjupar sin förståelse av de utmaningar som de behöver ta tag i tillsammans med sina medarbetare. De läser och diskuterar aktuell litteratur inom sina områden, som valts ut av TalentMiles. På egen hand och i mindre grupper observerar och analyserar de också hur verksamhetens förutsättningar förändras. Med hjälp av varandra, och med stöd av lärcoachen, provar de sig fram för att hitta fungerande lösningar på verksamhetskritiska problem som formuleras av ledningsgruppen.

Webbappen underlättar förändringsarbetet

 

TalentMiles har tagit fram en webbapp, som fungerar lika bra i mobilen som i datorn. Genom att använda den, blir det enklare för uppdragsgivarna att göra utvecklings- och förändringsarbetet till en naturlig och integrerad del av vardagen.

Webbappen har ett klart och tydligt gränssnitt och är upplagd som en vandring längs en lärstig, berättar Erika Hyppönen, som arbetar som lärcoach. Varje deltagare kan se vilka uppdrag som är avklarade, vilka som väntar och hur man ligger till i förhållande till resten av gruppen. Dessutom syns det hur långt det är kvar tills hela vandringen är genomförd.

Det finns alltså ett element av spelifiering som ökar motivationen och triggar deltagarna att anstränga sig lite extra för att inte halka efter. Däremot är det inte någon risk att spelet överskuggar lärandet för den enskilde och för gruppen. Deltagarna kan inte se vem som leder eller hur de ligger till i förhållande till varandra. Det är bara HR och ledningsgruppen som har en överblick över hur det går för hela gruppen och för var och en.

Alla aktiviteter äger rum i webbappen, men det är möjligt att inleda utvecklingsarbetet med en gemensam workshop, en framtidsverkstad, där grundläggande frågor och problemställningar presenteras. Under tre intensiva dagar kan deltagarna bekanta sig med varandra och med de utmaningar och metoder som de sedan tillsammans ska arbeta vidare med.

Samarbetet sker ofta i grupper på fyra till sex personer, säger Erika Hyppönen. Ibland arbetar vi med något som vi kallar “virtual hack”, där grupperna under ett eller två dygn samarbetar lite mer intensivt kring olika konkreta problem. Därför är det viktigt att alla lär känna varandra och får en god inblick i varandras kunskaper och förmågor. Men det kräver inte att man träffas innan, utan den här kännedomen kan utvecklas efterhand.

Möt verkligheten och öppna för nya perspektiv

 

Det gäller också att se till att deltagarna inte fastnar i sin nuvarande förståelse av hur verkligheten ser ut och vad som behöver göras.

Benchmarking räcker inte särskilt långt i det här sammanhanget, påpekar Camilla Sigfrids. Istället ska de ut på safari för att uppleva och upptäcka tillsammans. Det gäller att möta verkligheten och skaffa sig ordentliga underlag för att lösa problemen. De ska undersöka, observera och ställa detaljerade frågor. Safarin kan till exempel ge en tydligare bild av hur olika delar av organisationen fungerar eller hur kunderna tänker och agerar. Allt beror på vad man är ute efter.

Ibland leder upplevelserna under safarin till att grupperna ställer och besvarar helt andra frågor än vad de tänkt från början. Cirklarna rubbas och de upptäcker att problemet måste angripas från helt andra håll. Det viktiga är att de förstår hur verkligheten faktiskt ser ut och att de försöker hitta konstruktiva sätt att hantera den.

Deltagarna ska lära sig att arbeta smartare och mer effektivt, tillägger Camilla Sigfrids. De ska börja bygga nätverk och lära sig att ta hjälp av andra när de stöter på hinder. Så här ska de även tänka när de arbetar tillsammans med sitt team. Det gäller att lära sig att dra nytta av de olika kunskaper och förmågor som medarbetarna har.

Medledarskap och kollektivt samspel

 

Alla måste engageras i lösningen av de verksamhetskritiska frågorna för att det ska bli möjligt att komma fram till en lösning som kan förverkligas och tillämpas i hela organisationen.

En gemensam förändring blir möjlig först när man upptäcker, undersöker och resonerar kring problemen tillsammans, konstaterar Bo-Magnus Salenius. Det förutsätter att man har en öppen kommunikation med högt i tak, där alla röster blir hörda. Ett kollektivt samspel med chefen som samordnare är helt avgörande för att man ska lyckas.

Chefer och teamledare vid stadsmiljösektorn i Helsingfors stad samarbetade nyligen med TalentMiles för att utveckla och förändra sitt ledarskap i samband med att man slog samman sju olika organisationer till en. Tillsammans med den globala industrikoncernen Metso gör TalentMiles det enklare för hela organisationen att hantera det ständigt pågående utvecklingsarbete som är nödvändigt för att klara av konkurrensen.

Även om teamet inte är med i själva kursen, får alla del av insikterna via sin chef och tillämpar dem direkt i sitt arbete, säger Camilla Sigfrids. Det är inte ovanligt att medlemmar i ledningsgruppen berättar för mig att de “hör på golvet att det finns ett surr”.

Ständig återkoppling och gemensamt lärande

 

Det handlar om att förena individuellt och kollektivt lärande, att införa delat ansvar och medledarskap och att skapa en gemensam förståelse av verksamhetens syfte och vart man är på väg. Här kan användningen av de digitala möjligheterna – till exempel i form av en webbapp – underlätta och stärka arbetet.

I grund och botten behöver alla lära sig att lära, inflikar Erika Hyppönen. Det gäller att utveckla en kapacitet och en vilja att förstå och följa med i hur förutsättningarna förändras. Det är också värdefullt att var och en gör det till en vana att både ge och att söka feedback. Alla kan vara till nytta för varandra genom att dela med sig av sina olika insikter och perspektiv.

Samverkan med forskare är en grundsten

 

Även för TalentMiles del är det förstås avgörande att försöka förstå vart utvecklingen är på väg och vad det kan betyda i olika situationer och sammanhang. Därför gäller det att ta del av analyser och reflektioner kring hur samhälle och samhällsliv förändras och att följa med i forskningen om affärsutveckling, arbetsorganisation och ledarskap.

TalentMiles kan beskrivas som ett mellanting mellan tankesmedja och konsultföretag, menar Bo-Magnus Salenius. Vi utvecklar lösningar i samspel med våra uppdragsgivare, med utgångspunkt i deras förutsättningar och behov. Det förutsätter en samverkan med välrenommerade forskare inom olika områden, så att vi får en stabil grund att bygga vidare på. Men vi nöjer oss inte med att läsa deras artiklar och böcker, utan involverar dem också i själva utvecklingsarbetet för att tillsammans utveckla en bättre förståelse.

Anthony Elliot, professor i sociologi och verksamhetsledare vid Hawke Research Institute, University of South Australia, är ett exempel på framstående och världskända forskare som LearningMiles arbetar tillsammans med. Med utgångspunkt i klassiska sociologiska frågeställningar som rör samhälle, medborgare, individ, identitet och frihet, analyserar han vad den pågående globaliseringen och digitaliseringen innebär. Inte minst intresserar han sig för vad robotar och artificiell intelligens kan betyda för arbetslivet och tillvaron i stort, vilka möjligheter som öppnar sig och vilka risker vi måste bli medvetna om.

Ett annat exempel är Wim Gijselaers och hans kollegorHandelshögskolan vid Universitetet i Maastricht, som tillhör de ledande i Europa när det gäller forskning kring problembaserat lärande i organisationer. De studerar bland annat hur team tänker och samverkar samt hur olika faktorer påverkar hur de presterar tillsammans. Villkor och förutsättningar för kunskapsutveckling och gemensamt lärande i fysiska och digitala miljöer är andra viktiga frågor som de undersöker.

Den egna förståelsen är avgörande

I forskarvärlden måste man hela tiden testa sina teorier och antaganden genom empiriska studier påpekar Camilla Sigfrids. Ger de verkligen en korrekt bild av hur verkligheten ser ut och fungerar? På samma sätt behöver de som arbetar i näringslivet eller i den offentliga sektorn ta reda på om deras förståelse av verksamhetens mål och medel verkligen stämmer.

I en tid av snabba förändringar och tvära kast behöver alla reflektera kring hur man ser på verksamheten och hur man själv arbetar. Behöver jag tänka om? Varför? Vad kan jag göra istället?

Frågornas makt och sökandet efter svaren gäller i alla sammanhang, slår Bo-Magnus Salenius fast. Det räcker inte att någon talar om för oss hur verkligheten ser ut och vad som behöver göras. Allt handlar om vad vi själva uppfattar och kan ta till oss, som individer och som kollektiv. I slutändan är det alltid den egna upplevelsen och den egna förståelsen som drar det längsta strået.

Beprövade koncept och effektiva lösningar

 

TalentMiles arbetar vidare med metoder och koncept som utvecklats och prövats av LearningMiles. De har bland annat använts för att hjälpa flera finländska och svenska mediekoncerner att förstå och hantera digitaliseringen på ett konstruktivt sätt i sina verksamheter.

Erfarenheterna visar tydligt att de här arbetssätten är ändamålsenliga för att förena utveckling av affärsmodeller, förändring av ledarskap och företagskultur samt individuellt och kollektivt lärande i arbetslivet. Webappen och övergången till ett nätbaserat lärande gör det möjligt att arbeta mer flexibelt, mer effektivt och med betydligt större grupper än tidigare.

Nu kan hela organisationen börja vid samma tillfälle tillsammans med sina team, konstaterar Bo-Magnus Salenius. Logistiken blir enklare och förändringsarbetet kan accelereras betydligt när vi arbetar över nätet. Jag tror nog att det närmast rör sig om en halvering av utvecklingstiden, och det är verkligen en rejäl effektivisering!

Resans mål upptäcker vi tillsammans

 

Det är förstås nödvändigt att vara medveten om skillnaderna mellan att arbeta i fysiska och digitala lärmiljöer. Arbetssätt och metoder kan inte bara överföras rakt av, utan man måste prova sig fram, vara lyhörd för aktuella forskningsrön och bygga vidare på lärcoachernas och deltagarnas upplevelser och erfarenheter.

Den tekniska utvecklingen öppnar för nya pedagogiska möjligheter, men vi måste först lära oss att förstå och dra nytta av dem, avslutar Bo-Magnus Salenius. Jag är också helt säker på att vårt sätt att uppleva och förstå lärande kommer att förändras under de kommande åren. Men än så länge är vi bara i början av en lång och spännande resa. Därför är det värdefullt att samarbeta med forskare och uppdragsgivare som vill följa med oss – och som även vill hjälpa till med att styra vart vi är på väg.